Secrétaire et soutien au pôle administratif

Dates de publication de l'offre : 
Lundi 7 aoû 2017 - Mardi 7 nov 2017
Type d'emploi : 
CDD - Fonctionnaire
Catégorie de métier : 
Direction - Administration
Nom de l'organisme : 
Parc naturel régional du Queyras
Contexte : 

Sous la responsabilité de la Directrice ou des chargés de mission, il/elle effectue diverses tâches, selon des procédures établies ou selon des instructions précises, en tenant compte des délais et échéances.

Mission : 

Il/Elle effectue les opérations classiques de secrétariat et apporte son soutien quotidien au pôle administratif (constitué de la Directrice, de la Gestionnaire comptable et ressources humaines et de l’Assistante de direction) :
- frappe, photocopie, archivage ;
- ouverture, enregistrement précis informatique et affectation du courrier aux chargés de mission, préparation des éléments de réponse ;
- rédaction de courriers selon les demandes des chargés de mission ;
- filtrage des appels téléphoniques ;
- gestion des fournitures de bureau ;
- mise à jour des bases de données, ;
- prise de notes des réunions d’équipe, comptes rendus de réunions ;
- gestion des mails ;
- relations interface avec interne et externe ;
- et, accueil des visiteurs institutionnels.

Il/Elle contribue à la circulation de l’information dans le service et prend en charge le standard (les appels téléphoniques et les transmet à leur destinataire en respectant les consignes de filtrage).

Il/Elle prend en charge l’organisation matérielle des activités du service :
- suit le planning des rendez-vous et des réunions de travail ;
- et, prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants etc.

Il/Elle apporte son soutien au pôle administratif en participant à la gestion des ressources humaines et comptables et à la préparation des Comités syndicaux et archivage.

Profil : 

Compétences requises

- connaissance du Parc, de son organisation, des services et des acteurs institutionnels en relation avec un Parc ;
- connaissances spécifiques selon les dossiers traités ;
- qualités rédactionnelles
- organisation, anticipation, planification, programmation
- maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels : traitement de texte, tableur
- utilisation du téléphone et d’internet

Qualités et aptitudes :

- qualités relationnelles,
- sens de l’écoute, diplomatie, psychologie,
- patience
- sens de l’organisation, respect des délais, sens des priorités
- réactivité,
- initiative,
- confidentialité et discrétion

Informations complémentaires : 

Conditions de recrutement :

Les lettres de candidature manuscrites accompagnées d’un CV sont à adresser à Monsieur le Président du Parc naturel régional, Maison du Parc, la Ville, 05350 Arvieux.

Poste à pourvoir le plus rapidement possible.

Coordonnées pour postuler: 

Fédération des Parcs naturels régionaux de France

9 rue Christiani
75018 Paris
Tél. 01 44 90 86 20