Assistant(e) de Direction

Dates de publication de l'offre : 
Mercredi 7 aoû 2019 - Lundi 2 sep 2019
Type d'emploi : 
CDD
Catégorie de métier : 
Direction - Administration
Nom de l'organisme : 
CEN Aquitaine
Contexte : 

Le CEN Aquitaine est une association loi 1901, d’intérêt général, membre de la Fédération des CEN, agréée au titre de la protection de la nature et par l’Etat et la Région au titre de l’article L 414-11 du code de l’environnement.
Elle a pour missions d'assurer la conservation et la valorisation d'espaces naturels à forte valeur patrimoniale. A ce jour, elle assure la gestion de plus de 4 000 hectares de landes, tourbières, pelouses, etc. sur l’ensemble de l’ex Région Aquitaine (75 sites sur 5 départements : 24, 33, 40, 47, 64). Elle est également opérateur technique pour
l’élaboration et l’animation de plusieurs Documents d’Objectifs (DOCOB) Natura 2000, l’accompagnement de mesures de compensation et l’assistance technique. Pour en savoir plus : https://cen-aquitaine.org/.
Budget Prévisionnel 2019 de la structure : 3,20 M€ (financements publics environ 80% (Europe, Etat et ses établissements publics, collectivités) et privés environ 20%, comptabilité analytique, expert-comptable et commissaire aux comptes), 44 salariés, 1 Siège Social, 5 antennes départementales.
Pour faire suite au départ de son directeur et dans le cadre de la transition relative à sa fusion au 1er janvier 2020 avec le CEN Nouvelle-Aquitaine et le CREN Poitou-Charentes, le Siège Social du CEN Aquitaine recherche un(e) Assistant(e) de Direction.

Mission : 

Missions et activités principales

Sous l’autorité du Directeur adjoint en charge de la gestion Administrative et Financière, auquel(le) il/elle est rattaché(e), il/elle a pour mission d’assister la Direction de la structure dans les affaires courantes, et la Gouvernance, notamment dans le processus de fusion/absorption en cours, et d’apporter son soutien à la conduite des projets en support aux différentes équipes, avec, à ce niveau de responsabilité :
- Gérer le courrier entrant et sortant, suivre les agendas, et, si besoin, assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Rédiger, mettre en forme et diffuser (après validation) des courriels/courriers et documents, avec tri, classement et scan de documents ;
- Participer à des réunions, en pouvant être amené à y représenter la structure ;
- Assurer le suivi des décisions ;
- Actualiser des fichiers (listings, documents) et informations professionnelles/réglementaires /etc. (veille documentaire) ;
- Réaliser la diffusion d’informations en interne et répondre aux demandes internes ;
- Superviser l’organisation de réunions, formations, manifestations et évènements (logistique, invitations, coordination, accueil, etc.) ;
- Dresser le compte rendu de réunions ;
- Appuyer administrativement les antennes départementales, dont courriers, projets de convention, police d’assurance, suivi parc véhicules, …. ;
- Aider au suivi financier et comptable (demandes de subvention et paiement, relances partenaires financiers, réponses aux fournisseurs, etc.) ;
- Collecter et centraliser des informations et réaliser des inventaires et de l’intendance.

Profil : 

Compétences requises

Connaissances :
Fonctionnement du CEN Aquitaine (organisation, missions, etc.)
Règlement intérieur
Technique d’accueil
Règles protocolaires
Rouages et règles administratives
Règles de typographie et mise en page
Très bonne maîtrise de la grammaire et de l’orthographe
Notions juridiques, fiscales, financières, sociales et comptables

Savoir-faire :
Expression orale et écrite
Assemblage et mise en forme de documents
Organisation et planification du travail
Organisation de réunions
Techniques d’accueil et de communication (expression et rédaction)
Gestion administrative
Techniques de classement et d’archivage
Bureautique (maîtrise des outils et logiciels)

Savoir-être :
Capacités relationnelles (amabilité, sociabilité)
Aptitudes au travail en équipe
Sens de l’organisation, logique
Rigueur, méthode
Anticipation
Réactivité, rapidité
Respect des procédure et délais
Discrétion, respect de la confidentialité
Disponibilité

Formation et expérience :
A minima Bac +2 (secrétariat, assistance de direction, gestion administrative, comptabilité).
A minima expérience professionnelle de 3 ans en lien avec les missions et activités d’un poste d’assistante de direction ou assimilé.

Coordonnées pour postuler: 

Candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) à faire parvenir avant le 2 septembre 2019 par courriel à l’attention de Madame la Présidente du Conservatoire d’espaces naturels d'Aquitaine à recrutement@cenaquitaine.fr en précisant l’objet : « Candidature Poste Assistant(e) Direction Siège Social ».
Entretiens entre le 2 et 15 septembre 2019 au Siège Social de l’association à Billère (64140).
Renseignements auprès de Madame Elodie DUPUY POMES-BORDEDEBAT (Directeur adjoint en charge de la gestion Administrative et Financière) au 05.59.04.49.12 ou/et e.dupuy@cen-aquitaine.fr.

Fédération des Parcs naturels régionaux de France

9 rue Christiani
75018 Paris
Tél. 01 44 90 86 20