UN(E) SECRETAIRE DE DIRECTION | Fédération des Parcs naturels régionaux de France

UN(E) SECRETAIRE DE DIRECTION

Dates de publication de l'offre : 
Vendredi 11 sep 2020 - Dimanche 11 oct 2020
Type d'emploi : 
CDD - Fonctionnaire
Catégorie de métier : 
Direction - Administration
Nom de l'organisme : 
Parc naturel régional du Gâtinais français
Contexte : 

CONTEXTE
Le syndicat mixte d’aménagement et de gestion du parc naturel régional du Gâtinais français rassemble 69 communes, réparties sur les départements de l’Essonne et de la Seine-et-Marne. Créé en 1999, le parc a pour objectif notamment de préserver le patrimoine naturel et paysager de la région.

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU POSTE
Corps : Fonction publique territoriale
Filière : Administrative
Catégorie : B
Grade : Rédacteurs
Recrutement statutaire (mutation, liste d’aptitude, détachement, à défaut contractuel)

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU SERVICE
Service : Administration et commande publique
Composition du service : 3 personnes
Rattachement hiérarchique : Cheffe de service administration et commande publique
Relations fonctionnelles :
Internes : Président – Directrice – agents du Parc
Externes : Assistants des élus – secrétaires de mairies – partenaires financiers – fournisseurs – particuliers

Mission : 

MISSIONS PRINCIPALES
Organisation de la vie professionnelle du Président et de la Directrice
- Tenue des agendas du Président et de la Directrice : centralisation de la prise de rendez-vous, planification des réunions.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers, emails…
- Assurer le suivi du courrier arrivé et des réponses aux courriers importants
- Organiser les déplacements
- Préparer des dossiers pour les réunions et en assurer le suivi

Suivi des projets et activités de la direction
Assister à la réunion de service et effectuer le compte-rendu

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prise de notes, relecture de documents pour mise en forme
- Rédaction de courriers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Assistance RH
- Diffuser des offres d’emplois sur les sites adaptés
- Préparer et organiser la commission de recrutement : prise de rendez-vous avec les candidats, réservation de salles, convocations des élus, préparation des dossiers
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants
- Élaborer, en lien avec la Cheffe de service administration et Commande publique, du plan de formation, et suivi des formations réalisées par chaque agent sous réserve de l’avis de la Directrice
- Optimiser la gestion des déplacements en formation (réservation, notes de frais etc…).
- Organiser des formations internes,
- Organiser les entretiens annuels (convocation), préparation des supports pour la Directrice, gestion du retour des services à la direction, mise en signature, classement et envoi au centre de gestion
- Assurer le suivi des demandes de stages à l’année, évaluer les besoins des chargés de missions
- Encadrer les stagiaires de 3ème

Accueil physique et téléphonique
- Accueil du public
- Tenue du standard téléphonique le mercredi après-midi et remplacement des collègues en cas d’absence
- Renseignement et orientation du public
- Ouverture et enregistrement du courrier, gestion départ courrier
- Gestion des mails arrivés sur le poste d’accueil

Services intérieurs
- Suivi flotte de véhicules
- Programmation de différentes interventions sur la Maison du Parc
- Gestion des abonnements journaux, magazines…
- Suivi des interventions pressing
- Suivi des interventions Sésame (techniciens de surface, petits travaux…)

MISSIONS SECONDAIRES
Remplacement sur certaines missions des collègues du pôle administratif en cas d’absence.

Profil : 

PROFIL : DIPLOMES, FORMATIONS SPECIFIQUES, PERMIS, HABILITATIONS
Bac Pro secrétariat
BTS assistante de Direction
Expérience souhaitée
Permis B

COMPETENCES, CONNAISSANCES REQUISES
Savoir-faire techniques et relationnels
- Organisation des collectivités locales et plus particulièrement des syndicats mixtes ouverts
- Connaissance sur les parcs naturels régionaux
- Qualités rédactionnelles
- Logiciels de bureautique (Word, Excel) et plus particulièrement les mailings
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance des transmissions de données en informatique
- Autonomie
- Rigueur
- Initiative et force de proposition
- Proactivité et réactivité
- Discrétion
- Polyvalence

Informations complémentaires : 

CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu de travail : Milly-la-Forêt
Poste à temps complet : 35h du lundi au jeudi : de 9h à 13h et de 14h à 18h ; le vendredi de 9h à 13h et de 14h à 17h
Environnement : travail de bureau.
Disponibilité
Réunions éventuelles en soirée ou événements en week-end
Poste dédié avec ordinateur et téléphone
Mise à disposition d’un véhicule de service pour les déplacements professionnels
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + tickets restaurant + avantages CNAS

Coordonnées pour postuler: 

Merci d’adresser vos CV et lettre de motivation en indiquant votre date de candidature sous l’intitulé : NOM_Prénom_CV (et LM) à :

Monsieur le Président,
Parc naturel régional du Gâtinais français,
Maison du Parc, 20 Bd du Maréchal Lyautey,
91490 Milly la Forêt

de préférence par mail à : c.carlier@parc-gatinais-francais.fr

Date limite de réception des candidatures : 11 octobre 2020
1er Entretiens pour les candidats sélectionnés : 15 octobre 2020 à partir de 09h00
Commission de recrutement pour les candidats sélectionnés aux 1ers entretiens: 19 octobre 2020 à partir de 14h00

Fédération des Parcs naturels régionaux de France

9 rue Christiani
75018 Paris
Tél. 01 44 90 86 20